Elektronisches Urkundenarchiv

Notare verwahren Urkunden auch elektronisch

Ein Überblick

Seit dem Jahr 2022 verwahren Notarinnen und Notare ihre Urkunden immer auch elektronisch. Dazu betreibt die Bundesnotarkammer ein „Elektronisches Urkundenarchiv“, das die sichere Aufbewahrung der Urkunden für 100 Jahre ermöglicht. Alle neuen Urkunden werden von der Notarin oder dem Notar digitalisiert, qualifiziert elektronisch signiert und verschlüsselt in einer „Elektronischen Urkundensammlung“ abgelegt. Die Papierurkunden können nach einem Übergangszeitraum von 30 Jahren vernichtet werden. Das spart nicht nur Ressourcen in den Notariaten, sondern auch bei den Amtsgerichten, die für die Verwahrung der Notarurkunden nach dem Amtsende einer Notarin bzw. eines Notars zuständig sind.

Verwendung von Notarurkunden jederzeit und überall elektronisch möglich

Notarurkunden können somit medienbruchfrei elektronisch verwendet werden. Dies gilt etwa für Nachweise bei Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen, die die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments durch die elektronische Signatur des Notars überprüfen können. So werden auch die Papierarchive dieser Stellen entlastet und Medienbrüche entfallen.

Hochsichere Verschlüsselung erforderlich

Um die Vertraulichkeit der Dokumente zu gewährleisten, ist jede Notarin und jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. Dort werden sämtliche Dokumente nach dem neuesten Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt. Nur die Notarin bzw. der Notar und die Notariatsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können die Dokumente wieder entschlüsseln. Einen Generalschlüssel gibt es nicht.

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Was ist das Elektronische Urkundenarchiv?

Erklärfilm

Aufbewahrung einer Urkunde – elektronisch und in Papierform

Doppelte Sicherheit für eine Übergangszeit

Jede Notarin und jeder Notar scannt jede neue errichtete Urkunde und verwahrt sie zusammen mit definierten Metadaten (XML) in der eigenen elektronischen Urkundensammlung.

Die sichere Aufbewahrung von notariellen Urkunden im Elektronischen Urkundenarchiv erfolgt für eine Dauer von 100 Jahren. Die Notarinnen und Notare verwahren die Urkunden in Papierform zusätzlich für einen Zeitraum von 30 Jahren.

 

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FAQ

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Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen.

Was ist das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv ist ein zentrales elektronisches IT-System, in dem die Notarinnen und Notare ihre elektronische Urkundensammlung sowie ihr Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis führen. Das Elektronische Urkundenarchiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde eingerichtet und betrieben.

 

Wer arbeitet mit dem Elektronischen Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv dient den Notarinnen und Notaren zur Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und zur Verwahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung. Es bietet ihnen einen schnellen und sicheren Zugriff auf die elektronisch verwahrten Dokumente und ermöglicht die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift.

 

Warum ist ein Elektronisches Urkundenarchiv notwendig?

Durch die elektronische Verwahrung soll zum einen den Kapazitätsproblemen bei der Aufbewahrung von Papierurkunden begegnet werden. Zum anderen sollen die Vorteile der elektronischen Verwahrung genutzt und der elektronische Rechtsverkehr weiter ausgebaut werden.

 

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Dann schreiben Sie uns. Die Bundesnotarkammer beantwortet gerne Ihre Fragen zum Elektronischen Urkundenarchiv.
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