Elektronisches Urkundenarchiv

Notare verwahren Urkunden auch elektronisch

Seit dem Jahr 2022 verwahren Notarinnen und Notare ihre Urkunden nicht nur in Papierform, sondern zusätzlich auch elektronisch. Dazu betreibt die Bundesnotarkammer ein „Elektronisches Urkundenarchiv“. Dieses ermöglicht die sichere Aufbewahrung der Urkunden für 100 Jahre. Alle neuen Urkunden werden von der Notarin oder dem Notar in die elektronische Fassung übertragen, qualifiziert elektronisch signiert und verschlüsselt in einer „elektronischen Urkundensammlung“ abgelegt. Die Papierurkunden können nach einem Übergangszeitraum von 30 Jahren vernichtet werden.

Verwendung von Notarurkunden jederzeit und überall elektronisch möglich

Notarurkunden können somit medienbruchfrei elektronisch verwendet werden. Dies gilt zum Beispiel für Nachweise bei Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen, die die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments durch die elektronische Signatur der Notarin oder des Notars überprüfen können.

Hochsichere Verschlüsselung erforderlich

Um die Vertraulichkeit der Dokumente zu gewährleisten, ist jede Notarin und jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. Dort werden alle Dokumente nach dem neuesten Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt. Nur die Notarin bzw. der Notar und die Notariatsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können die Dokumente wieder entschlüsseln. Einen Generalschlüssel gibt es nicht.

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Vorteile der Elektronischen Speicherung

Vorteile der elektronischen Speicherung und Vorteile für die Justiz

Beispielbild Hände einer Person, die ein Dokument unterschreibt

Ausfertigungen und Abschriften aus dem Elektronischen Urkundenarchiv

Ausfertigungen und Abschriften können unmittelbar von der elektronischen Fassung der Urschrift erstellt werden. Beglaubigungen sind entweder elektronisch oder in Papierform möglich. Ausfertigungen können hingegen aufgrund der damit verbundenen Rechtswirkungen nur auf Papier erteilt werden.

Kein Zugriff auf Papierunterlagen mehr nötig

Die Urkunden in Papierform sind das „Backup“ der elektronisch verwahrten Urkunden. Sie werden nur noch für einen Zeitraum von 30 Jahren aufbewahrt. Die Notarin oder der Notar kann jederzeit auf die Urkunden im Elektronischen Urkundenarchiv zugreifen. Ausfertigungen und Abschriften können unmittelbar von der elektronischen Fassung der Urschrift erteilt werden. Ein Rückgriff auf die Papierurkunde ist dafür nicht erforderlich.

Beispielbild elektronisch verwahrter Urkunden

Anteil elektronisch verwahrter Urkunden steigt stetig

Seit dem 1. Juli 2022 wird jede neu errichtete Urkunde gescannt und in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt. Damit steigt der Anteil der Urkunden, von denen eine elektronische Fassung der Urschrift existiert, stetig an. Schon in wenigen Jahren werden die meisten Urkunden elektronisch vorhanden sein.

Strukturdaten des Urkundenverzeichnisses für den elektronischen Rechtsverkehr

Im Urkundenverzeichnis werden zu jeder Urkunde Strukturdaten wie Beteiligte oder Geschäftsgegenstand erfasst. Diese Daten sind verschlüsselt und nur für die Notarin bzw. den Notar und ihren bzw. seinen Mitarbeiterkreis einsehbar. Die Notarin oder der Notar kann diese Daten allerdings im Rahmen des Vollzugs der Urkunde anderen Stellen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise werden Eintragungen z. B. im Handelsregister oder Grundbuchamt beschleunigt.

Beispielbild einer Frau an einem Computer

Once-Only-Prinzip

Mit dem Elektronischen Urkundenarchiv sollen künftig doppelte Datenhaltung vermieden und Kosten gespart werden. Es ist geplant, elektronisch verwahrte Dokumente in Zukunft über einen sicheren Link z. B. dem Handelsregister oder dem Grundbuchamt zur Verfügung zu stellen. Die sichere und beweiserhaltende Langzeitarchivierung verbleibt dabei im Elektronischen Urkundenarchiv selbst („Once-Only-Prinzip“).

Antworten auf die häufigsten Fragen

Was ist das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv ist ein zentrales elektronisches IT-System, in dem die Notarinnen und Notare ihre elektronische Urkundensammlung sowie ihr Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis führen. Das Elektronische Urkundenarchiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde eingerichtet und betrieben.

Wer arbeitet mit dem Elektronischen Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv dient den Notarinnen und Notaren zur Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und zur Verwahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung. Es bietet ihnen einen schnellen und sicheren Zugriff auf die elektronisch verwahrten Dokumente und ermöglicht die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift.

Warum ist ein Elektronisches Urkundenarchiv notwendig?

Durch die elektronische Verwahrung soll zum einen den Kapazitätsproblemen bei der Aufbewahrung von Papierurkunden begegnet werden. Zum anderen sollen die Vorteile der elektronischen Verwahrung genutzt und der elektronische Rechtsverkehr weiter ausgebaut werden.

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