Ausfertigungen und Abschriften können unmittelbar von der elektronischen Fassung der Urschrift erstellt werden. Beglaubigungen sind entweder elektronisch oder in Papierform möglich. Ausfertigungen können hingegen aufgrund der damit verbundenen Rechtswirkungen nur auf Papier erteilt werden.

Die Urkunden in Papierform sind das „Backup“ der elektronisch verwahrten Urkunden. Sie werden nur noch für einen Zeitraum von 30 Jahren aufbewahrt. Die Notarin oder der Notar kann jederzeit auf die Urkunden im Elektronischen Urkundenarchiv zugreifen. Ausfertigungen und Abschriften können unmittelbar von der elektronischen Fassung der Urschrift erteilt werden. Ein Rückgriff auf die Papierurkunde ist dafür nicht erforderlich.

Seit dem 1. Juli 2022 wird jede neu errichtete Urkunde gescannt und in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt. Damit steigt der Anteil der Urkunden, von denen eine elektronische Fassung der Urschrift existiert, stetig an. Schon in wenigen Jahren werden die meisten Urkunden elektronisch vorhanden sein.

Im Urkundenverzeichnis werden zu jeder Urkunde Strukturdaten wie Beteiligte oder Geschäftsgegenstand erfasst. Diese Daten sind verschlüsselt und nur für die Notarin bzw. den Notar und ihren bzw. seinen Mitarbeiterkreis einsehbar. Die Notarin oder der Notar kann diese Daten allerdings im Rahmen des Vollzugs der Urkunde anderen Stellen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise werden Eintragungen z. B. im Handelsregister oder Grundbuchamt beschleunigt.

Mit dem Elektronischen Urkundenarchiv sollen künftig doppelte Datenhaltung vermieden und Kosten gespart werden. Es ist geplant, elektronisch verwahrte Dokumente in Zukunft über einen sicheren Link z. B. dem Handelsregister oder dem Grundbuchamt zur Verfügung zu stellen. Die sichere und beweiserhaltende Langzeitarchivierung verbleibt dabei im Elektronischen Urkundenarchiv selbst („Once-Only-Prinzip“).