Das Elektronische Urkundenarchiv ist ein zentrales IT-System, das allen Notarinnen und Notaren die Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und der elektronischen Urkundensammlung ermöglicht (§ 78h Abs. 1 BNotO).

Die Bundesnotarkammer stellt die Infrastruktur zur Verfügung und kümmert sich um den Betrieb.

Das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis müssen seit dem 1. Januar 2022 von allen Notarinnen und Notaren geführt werden. Darüber hinaus sind seit dem 1. Juli 2022 alle ab diesem Zeitpunkt neu errichteten Urkunden zu scannen und in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.

Im Urkundenverzeichnis (UVZ) werden wesentliche Daten zu den notariellen Urkundsgeschäften, wie z. B. Angaben zu den Urkundsbeteiligten und dem Geschäftsgegenstand, erfasst. Es dient der Erschließung verschiedener Akten, wie der Urkundensammlung und der Erbvertragssammlung, zu deren Führung die Notarinnen und Notare gesetzlich verpflichtet sind. Das Urkundenverzeichnis wird ausschließlich elektronisch geführt.

Es ersetzt die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle sowie das Erbvertragsverzeichnis, die vor der Einführung des Urkundenverzeichnisses in den Notarbüros geführt werden mussten.

Notarinnen und Notare sind dafür zuständig, Geld, Wertpapiere und Kostbarkeiten zur Aufbewahrung oder zur Ablieferung an Dritte von den Beteiligten zu übernehmen. Diese Verwahrungsgeschäfte (Massen) sind genau zu dokumentieren. Im Falle einer Geldverwahrung muss beispielsweise jede Überweisung auf dem jeweiligen Notaranderkonto genau nachvollzogen werden können. 

Das Verwahrungsverzeichnis (VVZ) erfasst alle wesentlichen Daten zu einem Verwahrungsgeschäft wie die Beteiligten und alle Ein- und Ausgaben.

Das Verwahrungsverzeichnis ist gemäß § 59a Abs. 2 S. 1 BeurkG seit dem Jahr 2022 elektronisch im Elektronischen Urkundenarchiv zu führen. Es ersetzt das bislang genutzte Massen- und Verwahrungsbuch, die Anderkontenliste sowie das Namensverzeichnis zum Massenbuch.

Jede notarielle Urkunde, die seit dem 1. Juli 2022 von den Notarinnen und Notaren errichtet wird, muss gescannt und in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen werden. Dort wird das Dokument in dem von der Bundesnotarkammer betriebenen, zentralen elektronischen Archiv für einen Zeitraum von 100 Jahren verwahrt.

Die Urkunden in Papierform sind nach einem festgeschriebenen Verfahren, das vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist, in die elektronische Form zu übertragen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass das elektronische Dokument gemäß den Vorgaben des § 56 Abs. 1 BeurkG inhaltlich und bildlich mit dem Ausgangsdokument übereinstimmt.

Alle Dokumente, die nach dem zertifizierten Scanvorgang in die elektronische Form übertragen und in der elektronischen Urkundensammlung archiviert wurden, stehen gemäß § 56 Abs. 4 BeurkG rechtlich den Originaldokumenten in Papierform gleich. Aus diesem Grund dürfen Ausfertigungen und Abschriften einer notariellen Urkunde unmittelbar von der elektronischen Fassung erstellt werden.