Ab dem 1. Januar 2022 muss jede Notarin und jeder Notar ein Urkundenverzeichnis und ein Verwahrungsverzeichnis im Elektronischen Urkundenarchiv führen. Das Urkundenverzeichnis ersetzt die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und das Erbvertragsverzeichnis. Das Verwahrungsverzeichnis ersetzt das Massen- und Verwahrungsbuch, die Anderkontenliste sowie das Namensverzeichnis zum Massenbuch. 

Ab dem 1. Juli 2022 sind alle neu errichteten Urkunden verpflichtend einzuscannen und als „elektronische Fassung der Urschrift“ in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Ausfertigungen und Abschriften können dann unmittelbar von dieser elektronischen Fassung erteilt und die Papierurschriften nach einem Übergangszeitraum vernichtet werden. Dann gibt es jede Notarurkunde auch digital.

Jede Notarin und jeder Notar wird ab dem 1. Juli 2022 alle Urkunden in die elektronische Form übertragen (scannen) und zusammen mit definierten Metadaten in der eigenen elektronischen Urkundensammlung für einen Zeitraum von 100 Jahren verwahren.

Die Urkunde in Papierform wird für 30 Jahre bei der Notarin oder dem Notar bzw. der nachfolgenden Verwahrstelle aufbewahrt. Das Bundesjustizministerium hat die Möglichkeit, diesen Zeitraum später weiter zu reduzieren.

Ab Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs muss jede Notarin und jeder Notar ein Urkundenverzeichnis und ein Verwahrungsverzeichnis führen. Sie ersetzen die Urkundenrollen und die Massen- und Verwahrungsbücher.

Das Urkundenverzeichnis tritt an die Stelle der Urkundenrolle, stellt also gewissermaßen das „Inhaltsverzeichnis“ der elektronischen Urkundensammlung dar. Es existiert ausschließlich elektronisch. Weil man ein elektronisches Verzeichnis ganz einfach nach unterschiedlichen Kriterien durchsuchen kann, ersetzt es gleichzeitig auch das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle. Im Urkundenverzeichnis werden künftig auch wichtige Informationen zur Urkunde eingetragen, die heute auf der Urschrift zu vermerken sind, so etwa, wem und an welchem Tag eine Ausfertigung der Urkunde erteilt wurde.

Das Verwahrungsverzeichnis ersetzt die Massen- und Verwahrungsbücher und die dazu gehörigen Namensverzeichnisse, betrifft also vor allem die Notaranderkonten. Vom Verwahrungsverzeichnis wird es ebenfalls keine Papierversion geben, es existiert wie das Urkundenverzeichnis ausschließlich elektronisch.

Lesen können beide Verzeichnisse grundsätzlich nur der Notar und seine Mitarbeiter.