Das Elektronische Urkundenarchiv ist ein zentrales elektronisches IT-System, in dem die Notarinnen und Notare ihre elektronische Urkundensammlung sowie ihr Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis führen. Das Elektronische Urkundenarchiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde eingerichtet und betrieben.
Das Elektronische Urkundenarchiv dient den Notarinnen und Notaren zur Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und zur Verwahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung. Es bietet ihnen einen schnellen und sicheren Zugriff auf die elektronisch verwahrten Dokumente und ermöglicht die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift.
Durch die elektronische Verwahrung soll zum einen den Kapazitätsproblemen bei der Aufbewahrung von Papierurkunden begegnet werden. Zum anderen sollen die Vorteile der elektronischen Verwahrung genutzt und der elektronische Rechtsverkehr weiter ausgebaut werden.
Ja, jede Notarin und jeder Notar hat einen eigenen digitalen „Archivraum“, zu dem nur sie bzw. er und ein von ihm berechtigter Mitarbeiterkreis Zugang haben. Seit dem 1. Juli 2022 werden die elektronischen Urkunden in diesen individuellen „Archivräumen“ verwahrt.
Die Summe der „Archivräume“ bildet das Elektronische Urkundenarchiv.
Die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten können Notarinnen und Notaren auch als Basis für den zunehmenden elektronischen Rechtsverkehr mit Grundbuchämtern, Registergerichten, Kommunen, Finanzämtern und sonstigen Behörden dienen. Das Elektronische Urkundenarchiv schafft die strukturellen Voraussetzungen, damit die Notarinnen und Notare ihre Rolle als Teil der vorsorgenden Rechtspflege auch in der digitalen Welt weiterhin effizient und umfassend wahrnehmen können.
Über eine weitere Ausbaustufe, gewissermaßen das Urkundenarchiv 2.0, wird bereits nachgedacht. So bietet sich ein „Auskunftsbereich“ an, in dem berechtigten Personen, z. B. in Gerichten, der Zugriff auf die Urkunden erlaubt wird. Dadurch könnte die Übersendung und ggf. auch die erneute Speicherung der ohnehin schon im Elektronischen Urkundenarchiv vorhandenen Urkunden bei den Gerichten entfallen.
Nach § 119 Abs. 3 BNotO ist es möglich, Schriftstücke aus den bereits zuvor verwahrten Urkundensammlungen in die elektronische Form zu übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse im Elektronischen Urkundenarchiv anzulegen. Wenn Notarinnen und Notare dies tun, müssen sie die anfallenden Gebühren allerdings selbst tragen.
Nein. An der strengen Verschwiegenheitsverpflichtung der Notarinnen und Notare ändert sich nichts. Das Elektronische Urkundenarchiv setzt sämtliche gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes um. Die Bundesnotarkammer stellt lediglich die Infrastruktur zentral zur Verfügung. Auf die verwahrten Urkunden dürfen weiterhin nur die Notarin oder der Notar, ihr Mitarbeiterkreis im Notarbüro und die Amtsnachfolgerin oder der Amtsnachfolger zugreifen.
Darüber hinaus sind die elektronischen Dokumente sowie die beschreibenden Metadaten verschlüsselt und damit nur der Verwahrstelle zugänglich. Eine Einsichtnahme durch den Betreiber Bundesnotarkammer oder Dritte ist damit nicht möglich.
Erst einmal wenig. Die zuständige Ansprechperson im Zusammenhang mit der Urkunde, etwa auch für Abschriften, bleibt immer die Notarin oder der Notar. Die Bundesnotarkammer hat keinen Zugriff auf die Urkunden. Viele Vorgänge können beschleunigt und schneller abgewickelt werden, weil alle Urkunden der Notarin oder dem Notar in digitaler Form vorliegen. Sie können auf elektronischem Weg Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen zugeleitet und dort sofort weiterverarbeitet werden.
Den Beteiligten können ohne Weiteres elektronisch beglaubigte Abschriften einer Urkunde erteilt werden, die dann wieder als Nachweis gegenüber Behörden oder Privatpersonen verwendet werden können.
Ab dem 1. Juli 2022 ist für die Aufnahme eines Dokuments in die elektronische Urkundensammlung eine Gebühr von 4,50 € zu entrichten (2,50 €, wenn es sich um eine Unterschriftsbeglaubigung handelt, deren Text die beglaubigende Notarin bzw. der beglaubigende Notar nicht selbst entworfen hat). Die Gebühr dient der beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung für den Zeitraum von 100 Jahren und ist einmalig nach der Beurkundung oder Beglaubigung zu entrichten.
Die Notarinnen und Notare sowie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allein haben Zugriff auf die von ihnen im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Urkunden. Wenn Sie eine Ausfertigung oder eine Abschrift einer Urkunde benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihre Notarin bzw. an Ihren Notar. Sollten Ihnen keine Kontaktdaten vorliegen, finden Sie die gesuchten Informationen ggf. auf der Webseite notar.de der Bundesnotarkammer.
Bei der Entwicklung des Elektronischen Urkundenarchivs stehen Sicherheitsfragen an erster Stelle. Die Digitalisierung und Speicherung der elektronischen Fassungen notarieller Urkunden unterliegen besonderen gesetzlichen Anforderungen. Hierfür wird jede Notarin und jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. Zusätzlich werden sämtliche Dokumente nach dem Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt.
Die Dokumente können nur von der Notarin oder dem Notar und dem hierzu berechtigten Mitarbeiterkreis entschlüsselt werden. Nur für den Notfall, wenn der endgültige Verlust von Urkunden droht, ist es unter besonderen technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen möglich, dass die zuständige Notarkammer der Amtsnachfolgerin oder dem Amtsnachfolger den Zugang einräumt.
Kein heute bekannter Datenträger kann verlässlich Daten über einen Zeitraum von 100 Jahren ohne Datenverlust speichern. Daher werden die Ende-zu-Ende verschlüsselten Daten in den Rechenzentren der Urkundenarchivbehörde regelmäßig auf neue Datenträger umgespeichert.
Der langfristige Beweiswert der elektronisch signierten Urkunden wird durch eine Kombination aus kryptografischen Prüfsummen (Hashwerte) und Zeitstempeln sichergestellt, welche vor Ablauf der kryptografischen Eignung der eingesetzten Verfahren erneuert werden. Dies ist eine Aufgabe der Bundesnotarkammer, welche sie ohne weiteres Zutun einer Notarin oder eines Notars übernimmt (§ 78h Abs. 2 Satz 2 BNotO). Technisch gesehen ist das eine Funktion des Systems zur beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung, das nach der Technischen Richtlinie 03125 (TR-ESOR) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert wird.
Die Integrität und die Authentizität der elektronischen Urkunde bleiben somit auch bei Auslaufen der ursprünglich zum Signieren eingesetzten Zertifikate überprüfbar. Nähere Informationen finden Sie unter https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/.