FAQ

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Hier finden Sie die passenden Antworten.

Nachstehend haben wir für Sie häufig gestellte Fragen aufgelistet und beantwortet. Zur besseren Übersicht sind die Fragen thematisch gegliedert. Die Sammlung wird laufend aktualisiert. Sollten Sie in dieser Rubrik keine Antwort auf Ihre Fragen finden, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular.

Grundlegende Fragen

Was ist das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv wird ein zentrales elektronisches IT-System sein, in dem die Notare ihre elektronische Urkundensammlung, ihr Urkundenverzeichnis und ihr Verwahrungsverzeichnis digital führen. Das elektronische Urkundenarchiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde eingerichtet und betrieben.

Wann kommt das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv wird am 1. Januar 2022 in Betrieb genommen. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Notarinnen und Notare verpflichtet, das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis im Elektronischen Urkundenarchiv zu führen. Ab dem 1. Juli 2022 sind außerdem alle ab diesem Zeitpunkt errichteten notariellen Urkunden in die elektronische Form zu überführen und in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. 

Wer arbeitet mit dem Elektronischen Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv dient den Notarinnen und Notaren zur Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und - ab 1. Juli 2022 - zur Verwahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung. Es wird den Notarinnen und Notaren und ihren Mitarbeitenden einen schnellen und sicheren Zugriff auf die elektronisch verwahrten Dokumente und die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift ermöglichen.

Warum ist ein Elektronisches Urkundenarchiv notwendig?

Notarielle Urkunden sind für einen Zeitraum von 100 Jahren sicher aufzubewahren.

Durch die elektronische Verwahrung soll zum einen Kapazitätsproblemen bei der Aufbewahrung von Papierurkunden begegnet werden. Zum anderen sollen die Vorteile der elektronischen Verwahrung genutzt und der elektronische Rechtsverkehr weiter ausgebaut werden.

Hat jeder Notar ein eigenes Urkundenarchiv?

Ja. Ab 1. Januar 2022 wird jede Notarin und jeder Notar einen eigenen „Archivraum“ haben, zu dem nur sie bzw. er und die von ihr bzw. ihm berechtigten Mitarbeitenden Zugang haben werden. Ab. 1. Juli 2022 werden diese individuellen Archivräume mit den digitalisierten Urkunden befüllt.

Die Summe der Archivräume bildet das Elektronische Urkundenarchiv, das von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde betrieben wird. Die Mitarbeitenden der Bundesnotarkammer können nicht auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Einen Generalschlüssel gibt es nicht.

Welche Aufgabe hat das Urkundenarchiv im Rechtsverkehr?

Die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten können Notarinnen und Notaren auch als Basis für den zunehmenden elektronischen Rechtsverkehr mit Grundbuchämtern, Registergerichten, Kommunen, Finanzämtern und sonstigen Behörden dienen. Das Elektronische Urkundenarchiv schafft die strukturellen Voraussetzungen, damit die Notarinnen und Notare ihre Rolle als Teil der vorsorgenden Rechtspflege auch in der digitalen Welt weiterhin effizient und umfassend wahrnehmen können.

Über eine weitere Ausbaustufe, gewissermaßen das Urkundenarchiv 2.0, wird bereits nachgedacht. So bietet sich ein „Auskunftsbereich“ an, in dem berechtigten Personen, z. B. in Gerichten, der Zugriff auf die Urkunden erlaubt wird. Dadurch könnte die Übersendung und ggf. auch die erneute Speicherung der ohnehin schon im Elektronischen Urkundenarchiv vorhandenen Urkunden bei den Gerichten entfallen.

Können auch Urkunden, die vor dem 1. Januar 2022 entstanden sind, in das Elektronische Urkundenarchiv aufgenommen werden?

Nach § 119 Abs. 3 BNotO in der ab dem 1. Januar 2022 geltenden Fassung wird es ab dem 1. Juli 2022 möglich sein, Schriftstücke aus den bereits verwahrten Urkundensammlungen in die elektronische Form zu übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse anzulegen. Wenn Notarinnen und Notare dies tun, werden sie die Gebühren, die für die Einstellung in die elektronische Urkundensammlung anfallen, selbst tragen müssen.

Technische Fragen

Wie sicher ist das Elektronische Urkundenarchiv?

Bei der Entwicklung des Elektronischen Urkundenarchivs stehen Sicherheitsfragen an erster Stelle. Die Digitalisierung und Speicherung der elektronischen Fassungen notarieller Urkunden unterliegen besonderen gesetzlichen Anforderungen. Hierfür wird jede Notarin und jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. Zusätzlich werden sämtliche Dokumente nach dem Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt.

Wer kann die Dokumente entschlüsseln?

Die Dokumente können nur von der Notarin oder dem Notar und den hierzu berechtigten Mitarbeitenden entschlüsselt werden. Nur für den Notfall, wenn der endgültige Verlust von Urkunden droht, wird es unter besonderen technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen möglich sein, dass die zuständige Notarkammer der Amtsnachfolgerin oder dem Amtsnachfolger den Zugang einräumt.

Welcher digitale Datenträger hält 100 Jahre? Eine Urkunde in Papierform ist transportabel und sicher, da sie leicht prüf- und lesbar ist.

Kein heute bekannter Datenträger kann verlässlich Daten über einen Zeitraum von 100 Jahren ohne Datenverlust speichern. Daher ist vorgesehen, dass die Ende-zu-Ende verschlüsselten Daten in den Rechenzentren der Urkundenarchivbehörde regelmäßig auf neue Datenträger umgespeichert werden.

Die beim Signieren verwendeten kryptographischen Algorithmen können im Laufe der Zeit unzuverlässig werden. Müssen die Signaturen von den Notarinnen und Notaren alle 10 Jahren erneuert werden?

Der langfristige Beweiswert der elektronisch signierten Urkunden wird durch eine Kombination aus kryptografischen Prüfsummen (Hashwerte) und Zeitstempel sichergestellt, welche vor Ablauf der kryptografischen Eignung der eingesetzten Verfahren erneuert werden. Das ist eine Aufgabe der Bundesnotarkammer – ohne weiteres Zutun von Notarin oder Notar (§ 78h Abs. 2 Satz 2 BNotO). Technisch gesehen ist das eine Funktion des Systems zur beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung, das nach der Technischen Richtlinie 03125 (TR-ESOR) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert werden wird.

Die Integrität und die Authentizität der elektronischen Urkunde bleiben somit auch bei Auslaufen der ursprünglich zum Signieren eingesetzten Zertifikate überprüfbar.

sonstige Fragen

Ist die Digitalisierung notarieller Urkunden ein weiterer Schritt hin zum gläsernen Bürger?

Nein. An der strengen Verschwiegenheitsverpflichtung der Notarinnen und Notare wird sich nichts ändern. Das Elektronische Urkundenarchiv wird sämtliche gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes umsetzen. Zentral von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt wird lediglich die Infrastruktur. Auf die verwahrten Urkunden zugreifen dürfen weiterhin nur die Notarin oder der Notar, die Mitarbeitenden im Notarbüro und die Amtsnachfolgerin oder der Amtsnachfolger.

Darüber hinaus sind die elektronischen Dokumente sowie die beschreibenden Metadaten verschlüsselt und damit nur der Verwahrstelle zugänglich. Eine Einsichtnahme durch den Betreiber Bundesnotarkammer oder Dritte ist damit nicht möglich.

Was ändert sich durch das Urkundenarchiv für Bürgerinnen und Bürger?

Erst einmal wenig. Die zuständige Ansprechperson im Zusammenhang mit der Urkunde, etwa auch für Abschriften, bleibt immer die Notarin oder der Notar. Die Bundesnotarkammer hat keinen Zugriff auf die Urkunden. Viele Vorgänge können beschleunigt und schneller abgewickelt werden, weil alle Urkunden der Notarin oder dem Notar in digitaler Form vorliegen. Sie können auf elektronischem Weg an Gerichte, Ämter, Banken und andere Stellen zugeleitet und dort sofort weiterverarbeitet werden. 

Den Beteiligten können ohne Weiteres elektronisch beglaubigte Abschriften einer Urkunde erteilt werden, die dann wieder als Nachweis gegenüber Behörden oder Privatpersonen verwendet werden können.

Was kostet mich das Urkundenarchiv?

Ab dem 1. Juli 2022 ist für die Aufnahme eines Dokuments in die elektronische Urkundensammlung eine Gebühr von 4,50 Euro zu entrichten (2,50 Euro, wenn es sich um eine Unterschriftsbeglaubigung handelt, deren Text die beglaubigende Notarin bzw. der beglaubigende Notar nicht selbst entworfen hat). Die Gebühr dient der beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung für den Zeitraum von 100 Jahren und ist einmalig nach der Beurkundung oder Beglaubigung zu entrichten.

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